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利用 PowerPoint 製作學術海報

本文說明如何利用 PowerPoint 製作學術海報,以及大圖輸出時之注意事項。

寫在前面

對於第一次做學術海報的同學來說,千頭萬緒可能不知道怎麼開始才好。大家熟悉的 MS office 的 PowerPoint 可以幫助同學完成看起來還蠻正點的海報。受老闆之託付,阿盤在卓逸民老師的教學網頁中撰寫本文,之後再移植至 Google Page。在接下來的說明中,阿盤將一步步帶領你使用 PowerPoint 來製作海報(以 office PowerPoint 2003 為例)。

如果你不使用 PowerPoint,也可以使用其它的 office 軟體(例如免費的 openoffice)中所提供的投影片軟體或繪圖軟體來製作海報,或是直接利用專業的向量圖製作軟體( illustrator、coreldraw 等),但難度較高。

阿盤在這個網頁中的一些海報基礎知識,大多是經由東海大學生命科學系卓逸民老師在「生物學研究導論」中的上課內容。在此感謝。

開工了!

第一步:先前工作
  • 先在紙上完成草稿。
    在製作數位海報之前,請同學已經在紙上完成海報的草稿(包括文案、版型、引用圖片等),並大致決定海報的配色(例如白底黑字或黑底白字)。請記得,草稿有許多重點要注意,例如「1/8 面積的標題區」、「有意義的大網」、「使用條列式段落」等等。
  • 收集解析度夠大的圖片。
    如果放在海報上的點陣圖片解析度不夠,輸出成大海報時可能會出現「馬賽克」的真失現象。但是解析度要多大才行?先讓我們了解何謂「dpi」。所謂的dpi就是指「每英吋有幾個點」。dpi值越高,表示單位長度內的點數越多,也就有越好的印刷品質。通常而言,300 dpi 以上的印刷品可以達到肉眼無法分辨的品質。也就是說,如果你有一張 1200×900 相素的照片,在 300 dpi 的標準下,最大可以印成 4 吋寬 3 吋高(1 吋為 2.54 公分)的印刷品。超過這個輸出尺寸會造成照片上有格子的瑕疵。
第二步:PowerPoint 基本設定
  1. 設定海報尺寸。
    在台灣學術海報習慣採用 90 公分寬 120 公分高的尺寸。在 PowerPoint 中打開「檔案」→「版面設定」以設定海報尺寸。假如版面設定無法達到這麼大的版面大小,其實採用與輸出大小相同的比例即可,但要注意之後 PowerPoint 中尺規的數字大小要經過換算才是真正的輸出大小。
  2. 多多利用尺規。
    「右鍵」→「尺規」可以拉出尺規,讓我們可以大致想像海報中每項物件的實際大小。尺規中的對齊標記也很實用,讓每個物件可以對齊。
  3. 設定背景顏色。
    「右鍵」→「背景」可以達成。值得注意的是,背景顏色不要太豔,以免模糊主題焦點。
第三步:製作海報中的文字
  1. 拉出一個文字方塊,將大小做適當調整,並放置在合適的位置。
  2. 在文字方塊中輸入文字,並設定字型大小與顏色,甚至文字的特效。字型建議使用「無襯線字體」,例如英文的 Arial 系列、Helvetica 系列( Windows XP 中並無內建中文的無襯線字體,可用標楷體代替)。使用無襯線字體的好處是非常容易被閱讀。
  3. 經驗談:可以利用 PowerPoint 內鍵的「項目符號及篇號」來建構你的條列式文字段落,而盡量不要自行輸入項目符號或篇號,否則之後排版會很辛苦。
第四步:插入圖片
  1. 「插入」→「圖片」→「從檔案」,再選擇檔案後插入圖檔,再將圖案大小做適當拉伸。最大可以拉多大才不會有馬賽克?記得參考「第一步:先前工作」中的「收集解析度夠大的圖片」。
  2. 在圖片上連按二下,可以設定圖片的許多參數,例如大小、排列、邊框等等。
  3. 在「繪圖工具列」中的「對齊或等距分布」可以讓多張圖片完美地排列整齊,而「圖片工具列」中可以快速地設定「亮度」、「對比」及「裁剪」,是優化圖片的最佳工具。
第五步:插入 Excel 圖

做法很簡單,只要在 excel 中的圖案複製,再到 PowerPoint 中貼上即可。因為 excel 圖為向量圖,不用考慮 300 dpi 的限制,想把圖拉多大就拉多大。請注意該 Excel 圖是否已經符合科學論文之格式,例如標示座標軸名稱及單位等等。

在 PowerPoint 中的 excel 圖可以直接按二下以進行編輯,包括資料、顏色、樣式、字型等。但是調整這些參數需要大量的經驗才能得心應手(尤其是黑底白字的海報上,難度更大),同學只能靠多多練習。

第六步:插入表格

表格的製作方式其實與 word 完全相同,但要達到正式科學格式也是需要經驗才能順手。也要注意表格是否符合科學論文之格式,例如沒有縱線等等。

第七步:最後排版

完成所有內容之後,最終排版才是最難之處。要怎麼排才能排得均勻、整齊、好看?以下阿盤分享幾個技巧。

  • 多多利用「繪圖工具列」中的「對齊或等距分布」將物件排列到整齊且均勻。
  • 雙按圖片可以加入邊框,以增加圖片的明顯及立體。
  • 小心地使用分隔線,以區分不同的大網或主題,但用太多只會讓觀眾覺得混亂。
  • 設定文字方塊的底色,可以讓重點更搶眼。這招常常用在大標題及次標題。
  • 若是對外比賽,可以把校徽放在海報上,大家都喜歡這麼做。
  • 如果excel圖或是表格怎麼調都調不好,那就先休息一下吧。這是需要耐心的。
  • 在整張大海報的四周也可加入邊框(利用方塊圖),單純地增加美感和視覺集中度。
  • 如果你喜歡用「半透明」或「漸層」,那就快去學 illustrator 或 coreldraw 吧!PowerPoint 在這方面是廢物(你印出來就會明白了),請小心使用。
  • 如果你懂得將照片去背只留下主體,那不彷做一張去背照放在海報中,因為這會讓大家都想去看你的海報

完成作品並輸出

將海報先輸出為 PDF 檔

把作品送到印刷廠,最怕的就是送回來的海報和自己設計的長不一樣!PDF 檔在這時候可以幫你的忙。PDF 檔案其實是給「印表機」看的檔案。換句話說,理論上 PDF 檔的樣子就是印出來的樣子。PDF 也會將字型鑲嵌在內,所以不用怕是不是用了很特別的字型造成別台電腦不認識你的字型。

要輸出 PDF 檔,不一定非得購買 Adobe Acrobet Professional,其實有許多免費軟體可以達成:

到印刷廠的注意事項

記得一定要仔細對廠商說明輸出大小。在給檔案之前一定要在廠商的電腦上預覽過你的檔案,仔細確定所有細節後才能給廠商檔案。

有一項非常容易發生的問題,就是輸出的顏色和你在螢幕上看到的不太一樣。這是很正常的,真的。這世界上沒有一台螢幕的顏色是準的。

有一點很重要,就是輸出 PDF 的設定一定要很仔細檢查。因為 PDF 生成的過程可能會壓縮點陣圖(如照片)的 dpi。假如最終輸出的 dpi 小於 300 將使點陣圖失真。這一點一定要好好檢查,最好的辦法就是不要壓縮點陣圖。