如何產生 PDF 文件?

本文說明 PDF 文件之重要性,以及如何產生 PDF 文件。

PDF 文件與其優點

所謂的 PDF 文件,基礎上來說,就是給「印表機」看的文件。只要有相同的 PDF 文件,在印表機看來,都是完全相同的列印內容。也因此,PDF 可以不限平台、不限作業系統、不限原生軟體之下,都有相同的列印格式。

PDF 有許多好處。最大的好處就是可以讓所有的人都毫無偏差地看見同一份文件。過去我們習慣使用 MS office word 所產生的 .doc 檔來分享文件,但在不同的版本的 office 所產生的 .doc,在另一個版本的 office 所開啟之後,格式都會跑掉。而且,誰規定每個人都必須購買 MS office 呢?沒有購買 MS office 的人就沒有權利接受別人生產的文件嗎?在 PDF 的世界,因為 PDF 是給印表機看的檔案,所以不會有這樣的問題。另外,通常 PDF 是不可以再更改的。而且,PDF 也可嵌入字型,以確保文字正確顯示。這些都是 PDF 足以做為分享分件的最大優點。

如何產生 PDF 文件

一般在 Windows 系統上,若使用 MS office 的話,並不能直接生產 PDF 文件。但是解決辦法有許多種:

  • 購買 Adobe 公司的 Acrobat Professional。很貴。
  • 使用其它的印表機外掛程式。我引述「戴嘉賢 (Nelson Tai)」先生所整理的免費軟体。請大家選用。該網頁中所介紹的「CutePDF Writer」、「PrimoPDF」等免費軟體可能是你所需要的。當然也可以自行 google 這些軟體再自行下載。
  • 如果你很熟電腦,阿盤最推薦的辦法是,不要使用 MS office 而改用開放原始碼的 OpenOffice。OpenOffice 可以直接生成 PDF。

如果是使用 Unix-like 作業系統,既然你已經玩 Unix-like,那產生 PDF 應該是小 Case 囉!至於 Mac 使用者,內建有產生 PDF 的程式。